راهکارهایی که می تواند سازمانها و موسسات را برای اکرام مشتریان در تماسهای تلفنی یاری رساند.

 1- ارباب رجوع تلفنی شما چقدر بوق اشغال می شنوند ؟

تناست تعداد مخاطبان تلفنی سازمان شما با تعداد خطوط تلفنی پاسخگو ، موجب تسهیل ارتباط مخاطبان با سازمان خواهد شد.شما می توانید ضمن تماس با مخابرات از میزان ترافیک خطوط تلفنی سازمانتان آگاه شوید و در صورت وجود ترافیک بالا ، خطوط تلفنی مورد نیاز سازمان را طی یک نامه رسمی از مخابرات درخواست نمایید.

2- تلفنخانه ای کارآمد داشته باشیم.

برای افزایش ضریب دسترسی ارباب رجوع تلفنی شما ، شایسته است کلیه خطوط تلفنی سازمان بصورت متمرکزدر تلفنخانه باشد. با این اقدام ، شما موفق می شوید ضمن صرفه جویی درهزینه ها ، به جای اینکه در هر اتاق یک خط مستقیم داشته باشید ، امکان بهره برداری از مثلا 10 خط تلفن را برای 100 مکان یا اتاق بصورت داخلی فراهم نمایید. بخاطر داشته باشید که فراهم آوردن امکان تماس با 100 نقطه ، تنها با دانستن فقط یک شماره تلفن  ( 4رقمی یا 7رقمی ) توسط مراجعان تلفنی ، رضایت خاطر آنان را بهمراه دارد. ضمنا بکارگیری اپراتور خودکار و یا تلفن گویا در دستگاههای سانترال موجب افزایش دقت  و سرعت و کاهش هزینه های ارتباطی خواهد شد.

3- در صورتیکه در یک مکان چند خط تلفن دارید و یا در صورتیکه سازمان شما دارای چندین خط تلفن است .

می توانید با بهره گیری از سرویس انتقال مکالمه از خط اشغال به خطوط دیگر از معطل ماندن ارباب رجوع تلفنی ،پشت خطوط تلفنی مختلف پیشگیری کنید. توضیح اینکه چنانچه یک ارباب رجوع تلفنی با یکی از خطوط تلفنی شما در حال تماس باشد و ارباب رجوع تلفنی دیگری قصد تماس با همان شماره را داشته باشد ، به جای شنیدن بوق اشغال ، ارتباط تلفنی وی به سایر خطوط منتقل شده و با برقراری این ارتباط در تماس اول و افزایش ضریب موفقیت مکالمه اش ، مورد تکریم قرار خواهد گرفت.

4- کدام خدمت سازمان شما بصورت تلفنی ارایه می شود ؟

آیا به این فکر کرده اید که شما می توانید با ارایه برخی از خدمات سازمانتان بصورت تلفنی ، تردد و مراجعه بیجا و زاید ارباب رجوع خود را کاسته و بدین ترتیب در وقت و هزینه اوصرفه جویی نمایید و کار او را نیز ساده و آسان نمایید.امروزه تلفن و سیستمهای رایانه ای این امکان را فراهم ساخته تا بسیاری از خدمات مورد نظر مراجعان از راه دور ارایه شود .  اطلاع رسانی در مورد نحوه ارایه خدمات و شرایط و مدارک مورد نیاز ، زمانها و مکانهای ارایه خدمات ، معرفی خدمات ، دریافت پیشنهاد و انتقاد و پاسخگویی ، ارایه اطلاعات اختصاصی مخاطب مثل صورتحساب ، پرونده ، حساب بانکی ، ثبت نام و ... همه از جمله خدماتی است که شما می توانید به مخاطبان سازمانتان بصورت تلفنی ارایه کنید و رضایت بیشتر آنان را جلب نمایید.

5- وقتی در محل کارحضور ندارید ،چه کسی پاسخگوی ارباب رجوع تلفنی شماست؟ هنگامیکه در محل کارتان حضور ندارید ، چه روشی را برای پاسخگویی به کسانیکه با تلفن محل کارتان تماس می گیرند اندیشیده اید؟ 

یکی از روشها برای پاسخگویی ، بهره گیری از سرویس انتقال مکالمه تلفن است. با استفاده از این سرویس شما می توانید در هنگام ترک محل کارخود ، تماسهای تلفنی را به شماره تلفن همراه و یا شماره محلی که به آنجا می روید انتقال دهید و خودتان پاسخگوی تماسها باشید.روش دیگر استفاده از تلفنهایی است که دارای پیامگیر هستند و پیام تماس گیرندگان را ضبط می کنند و شما پس از بازگشت به محل کار خود می توانید ضمن شنیدن پیامها با کسانیکه می خواهید ، تماس بگیرید.